Recruter son premier salarié change profondément le rythme de l’entreprise et ses responsabilités juridiques. Cette étape impose une organisation administrative et sociale immédiate pour sécuriser la relation de travail.
Avant le premier jour, des formalités incontournables doivent être réalisées pour éviter les risques financiers et juridiques. La suite présente des points pratiques et des repères opérationnels à garder en mémoire.
A retenir :
- DPAE envoyée avant prise de poste
- Contrat écrit avec clauses claires
- Mutuelle d’entreprise obligatoire, employeur 50%
- Registre du personnel tenu à jour
Formalités légales pour recruter son premier salarié
Pour passer à l’acte, il convient d’anticiper les formalités légales qui s’appliquent dès la première embauche. Ces obligations cadrent la paie, la protection sociale et la santé au travail pour votre nouveau collaborateur.
Selon URSSAF, la DPAE doit être transmise avant le début effectif du travail pour immatriculer le salarié. Ce point ouvre la voie aux déclarations suivantes vers l’ACOSS et l’Assurance Maladie.
Formalités administratives initiales :
- Collecte pièces justificatives du salarié
- Rédaction du contrat de travail écrit
- Envoi de la DPAE vers URSSAF
- Adhésion à la caisse de retraite obligatoire
Formalité
Responsable
Destinataire
Délai
DPAE
Employeur
URSSAF / ACOSS
Avant première prise de poste
Contrat écrit
Employeur
Salarié
Avant ou à l’embauche
Visite d’information
Service de santé
Assurance Maladie
Dans les trois mois
Registre du personnel
Employeur
Inspection du travail
Tenue dès la première embauche
Rédiger un contrat conforme au droit du travail
Ce point s’articule directement avec la DPAE et la formalisation administrative de l’embauche. Le contrat doit préciser missions, durée, rémunération, période d’essai et modalités de rupture.
Selon Service-public.fr, même un CDD doit être écrit et motivé par un motif précis pour rester valable en cas de contrôle. Un contrat clair évite souvent des litiges devant les Prud’hommes.
« J’ai choisi de faire relire mes contrats par un spécialiste, cela m’a évité un contentieux coûteux »
Marie L.
Organiser la visite d’information et prévention
Ce volet se rattache naturellement à la protection du salarié et à votre obligation de sécurité. La visite d’information permet d’évaluer l’aptitude au poste et d’informer sur les risques liés à l’emploi.
Selon Légifrance, l’employeur doit adhérer à un service de santé au travail et prévoir les examens requis selon le poste. Cette démarche contribue directement à la prévention des risques professionnels.
Mettre en place la gestion sociale et la paie pour un premier salarié
Après avoir sécurisé les formalités, il faut structurer la paie et les déclarations sociales pour éviter les erreurs coûteuses. Une gestion fiable protège votre trésorerie et respecte les obligations envers les organismes sociaux.
Selon URSSAF, la transmission des cotisations passe par la DSN mensuelle qui centralise les données salariales et accélère les versements vers l’Assurance Maladie. L’automatisation réduit les erreurs humaines.
Documents à collecter :
- Pièce d’identité et copie carte vitale
- RIB pour versement du salaire
- Titre de séjour avec autorisation de travail
- Certificats et diplômes si requis
Établir des fiches de paie conformes
La fiche de paie doit respecter le formalisme prévu par la réglementation et indiquer les cotisations et net à payer. Une mention claire de la mutuelle et des prélèvements simplifie le suivi salarial.
Élément
Obligation
Référence
Remarque
Bulletin simplifié
Présenter les cotisations
URSSAF / ACOSS
Transmis chaque mois
Mutuelle d’entreprise
Financement employeur 50%
Service-public.fr
Affiliation obligatoire
Retraite complémentaire
Affiliation dès première embauche
Apec / organismes
Déclarations spécifiques
DSN
Transmission mensuelle
URSSAF
Automatisation recommandée
« Externaliser la paie m’a permis de me concentrer sur mon cœur de métier et de réduire les erreurs »
Julien P.
Choisir entre internalisation et externalisation RH
Ce choix dépend du temps disponible et du niveau de complexité de vos paies et déclarations sociales. L’externalisation apporte un gain de temps et une conformité suivie avec des experts.
Selon Service-public.fr, de nombreux TPE optent pour des prestataires agréés afin d’éviter des redressements coûteux lors d’un contrôle URSSAF ou d’une saisine des Prud’hommes. Cette garantie mérite réflexion.
Prévenir les risques et installer la QVCT dès la première embauche
En parallèle de la conformité, il faut traiter la santé, la sécurité et la qualité de vie au travail dès la première embauche. Ces actions limitent les risques humains et renforcent l’engagement du salarié.
Selon Légifrance, l’employeur doit élaborer un DUERP et actualiser son contenu lors de tout changement significatif d’organisation. Le document formalise l’évaluation des risques professionnels.
Préventions obligatoires :
- Établissement du DUERP document unique
- Formation initiale aux risques professionnels
- Mesures d’ergonomie et équipements adaptés
- Suivi des RPS et retours réguliers
Document Unique et mesures de prévention
Ce volet découle directement de l’obligation légale d’assurer la sécurité dans l’entreprise. Le DUERP structure l’action préventive et guide la formation des salariés.
Action
But
Responsable
Fréquence
Rédaction DUERP
Identifier risques prioritaires
Employeur
Annuel ou changement
Formation gestes et postures
Prévenir TMS et accidents
Employeur / prestataire
À l’embauche puis périodique
Évaluation RPS
Repérer surcharge et stress
Management
Révisions trimestrielles
Aménagement ergon. postes
Améliorer QVCT
Employeur
Selon besoin
Promouvoir la Qualité de Vie et Conditions de Travail
La QVCT s’appuie sur des actions concrètes et peu coûteuses qui améliorent l’engagement des premiers salariés. Des rituels de feedback et des aménagements simples suffisent souvent pour bien démarrer.
« Installer un rituel hebdomadaire de retours a changé l’atmosphère et réduit les tensions immédiatement »
Élodie N.
Prendre soin de ces éléments dès l’embauche permet de bâtir une relation durable et d’anticiper les obligations futures. Ce passage facilite aussi l’évolution vers une gestion RH plus structurée.
« S’informer auprès du Pôle emploi et de l’Apec m’a aidé à définir un bon profil de recrutement »
Antoine M.
Source : Service-public.fr, « Embauche d’un salarié », Service-public.fr, 2024 ; URSSAF, « Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) », URSSAF, 2024 ; Légifrance, « Code du travail », Légifrance, 2025.
